Obligation des organismes de formation

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Obligation organismes de formation

Avec le développement des formations financées au sein des écoles de conduite et centres de formation, de nombreuses écoles de conduite sont désormais soumises aux obligations réglementaires des organismes de formation.

Rappelons que l’exercice de l’activité de formation professionnelle est particulièrement règlementée et contrôlée en raison de la nature des fonds qui la financent. Alors que les écoles de conduite connaissent souvent bien la réglementation qui les encadre, elles maitrisent souvent moins bien celle de la formation professionnelle, d’autant que pour beaucoup d’entre elles, cette activité est nouvelle et date pour beaucoup de l’arrivée des financements des permis par le Compte Personnel de Formation.

Nous vous proposons ici un rappel des principales formalités administratives et réglementaires.

Devenir organisme de formation

Pour ceux qui souhaitent devenir organisme de formation, quelques rappels utiles

La déclaration d’activité

Qui est tenu à la déclaration d’activité ?

Tout prestataire de formation, qui exerce à titre principal ou accessoire, doit adresser une déclaration d’activité au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de sa région (DEETS en Outre-Mer).

Quand et comment s’effectue la déclaration d’activité ?

La déclaration est effectuée :

  • au plus tard dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (contrat conclu avec une personne physique qui entreprend, à ses frais, une formation à titre individuel) ;
  • en ligne, via le service « Mon Activité Formation »
  • ou par courrier, au moyen de ce formulaire réglementaire (bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation et sa notice explicative), accompagné des pièces justificatives.

Un numéro d’enregistrement vous sera attribué dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet.

À noter : le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement à l’organisme. Jusqu’à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, l’organisme est réputé déclaré.

À l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes, devis ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro auprès du préfet de région de… ».

Le cas échéant, la décision de refus d’enregistrement est notifiée au prestataire de formation par le préfet de région dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration. Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration. En savoir plus sur ce qui peut motiver le refus d’enregistrement.

Obligation de déclarer une modification ou cessation d’activité

Toute modification de l’un des éléments de la déclaration ainsi que la cessation d’activité du prestataire de formation font l’objet, dans un délai de 30 jours, d’une déclaration rectificative auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d’activité.

La mise à jour de la déclaration peut être réalisée directement en ligne par le prestataire, via son espace Mon Activité Formation. Voir le guide en ligne pour la mise à jour des informations.

Les interdictions d’exercer comme organisme de formation

Le code du travail prévoit un principe général d’interdiction d’exercer une fonction de direction, d’enseignement aux apprentis ou d’administration dans un organisme de formation dans le cas de condamnations pénales pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur (article L. 6352-2).

Un certain nombre de crimes et délits justifient, à titre de peine complémentaire, l’interdiction, tant pour les personnes morales que physiques, d’exercer une fonction de prestataire de formation professionnelle.

Ces obligations sont les mêmes pour les exploitants d’écoles de conduite.

Quels sont les services de l’État qui se chargent du contrôle ?

Répartis sur l’ensemble du territoire au sein des Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités – DREETS – (DRIEETS en Ile de France et DEETS en Outre-Mer), les Services régionaux de contrôle (SRC) s’assurent du respect de la réglementation et de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle. À cet effet, ils sont coordonnés par la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle.

L’obligation de certification « Qualiopi »

Depuis le 1er janvier 2022, les organismes de formation doivent être titulaires de la certification Qualiopi pour bénéficier de fonds des financeurs mentionnés à l’article L.6316-1 du code du travail : les opérateurs de compétences, les associations Transitions Pro, l’Etat, les régions, la Caisse des dépôts et consignations, Pôle emploi et l’Agefiph.

Les organismes de formation certifiés et les catégories d’actions couvertes par la certification (action de formation, bilan de compétences, VAE, action de formation par apprentissage) sont identifiés sur la liste publique des organismes de formation, disponible sur la Plateforme ouverte des données publiques françaises, depuis le 3 janvier 2022.

Pour les écoles de conduite, la certification Qualiopi peut-être obtenue suite à un audit réalisée par les services de la DDT(M) dans le cadre de la labellisation. Toutefois, les services de la DDT(M) ne peuvent auditer que les écoles de conduite dont l’activité ne porte que sur des formations préparant aux épreuves des différentes catégories de permis de conduire. Si l’école de conduite délivre des formations autres, sa certification Qualiopi ne pourra être délivrée que par un organisme certificateur.

Le Bilan pédagogique et financier (BPF)

Qu’est-ce que le bilan pédagogique et financier ?

Ce bilan retrace l’activité de prestataire de formation pour le dernier exercice comptable clos. En 2023, la date limite de dépôt du bilan pédagogique et financier est le 31 mai.

Qui est tenu de réaliser le BPF ?

Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle doit fournir à la DREETS ce bilan.

Comment remplir votre BPF ?

Il vous faut renseignez le formulaire en ligne sur le site de télédéclaration « Mon Activité
Formation ».

Pour vous accompagner dans cette démarche, consultez le guide utilisateur de la télé-déclaration du BPF. Une aide interactive est également à votre disposition dans l’application. Pour préparer la saisie du BPF, consultez le formulaire et sa notice.

À noter : vous n’avez plus à envoyer une copie signée de votre BPF par courrier à la DREETS-DRIEETS en Île-de-France ou DEETS en outre-mer, ni à joindre de bilan, compte de résultat et annexe du dernier exercice clos. La télétransmission du BPF par l’application fait foi.

La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à la DREETS. Dans ce cas, les organismes ne peuvent plus organiser d’actions de formation et doivent introduire une nouvelle demande s’ils souhaitent reprendre cette activité.

Qui contacter ?

Pour toute information supplémentaire, contactez le service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendez.

Quelles sont les règles comptables spécifiques ?

Les organismes de formation de droit privé sont tenus d’établir chaque année :

      • un bilan ;
      • un compte de résultat ;
      • une annexe.

En cas d’activités multiples, ce qui est le cas dans une école de conduite qui réalise une partie de son chiffre d’affaires dans un cadre de vente de services aux particuliers.

Un plan comptable spécifique

Les dispensateurs de formation de droit privé à activités multiples ou à activité unique, si celle-ci représente plus de 15 244 € de chiffre d’affaires, doivent suivre leur comptabilité conformément au plan comptable adapté aux organismes de formation.

La désignation d’un commissaire aux comptes

Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :

  • trois salariés en contrat à durée indéterminée ;
  • 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources (il s’agit de bien de l’ensemble du chiffre d’affaires de la structure juridique, entrant dans le champ de la formation professionnelle ou non) ;
  • 230 000 € au total du bilan.

Le Commissaire aux Comptes est nommé pour six exercices renouvelables. Le défaut de désignation d’un Commissaire aux Comptes peut entraîner de lourdes sanctions pénales et civiles : jusqu’à 30 000€ d’amende et deux ans d’emprisonnement ainsi qu’une interdiction temporaire ou à titre définitif d’exercer l’activité de dirigeant d’un organisme de formation. De plus, les délibérations prises par l’organisme de formation pourront être considérées comme nulles.

Remerciements : Nous remercions Bruno Garancher (UNIDEC) pour son aide précieuse dans la rédaction de cet article.


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